Todos sabemos que la multitarea (multitasking) es ineficiente. Un estudio clásico de 2007 de los trabajadores de Microsoft dirigido por Eric Horvitz descubrió que cuando las personas respondían a las alertas por correo electrónico o mensajería instantánea, les tomaba, en promedio, casi 10 minutos manejar sus bandejas de entrada o mensajes, y otros 10-15 minutos para volver realmente a su estado original de tareas. Eso significa que solo tres distracciones por hora pueden impedirle hacer cualquier otra cosa. ¿Cómo administras tus alertas de mensajes instantáneos y mail?
Luego está la relación de “ineficiencia” que proviene de la multitarea. Puedes pasar horas reconstruyendo la buena voluntad incendiada con una simple mirada a tu teléfono durante un momento inoportuno. Esto genera un déficit atencional al realizar tus tareas con la consecuencia final que malgasta tu energía, permea tu concentración y dinamita tu eficiencia.
Sabemos esto, pero seguimos haciéndolo. De hecho, sin darme cuenta, acabo de revisar mi teléfono por un mensaje de WhatsApp que me llegó, después de escribir los párrafos iniciales de este artículo (solo era un “buenas noches” de mi hija que vive en Madrid, por suerte).
Peter Bregman, autor del libro “18 minutos: Encuentre su foco, controle las distracciones y consiga hacer lo importante”, dice en su libro cuando una vez salió a comer sin su teléfono. “Fui al baño y pensé, ¿qué se supone que debo hacer aquí?” Incluso el tiempo que pasé caminando desde la mesa hasta el baño parecía que debería haberse llenado con algo por hacer: “Ya no tenemos un momento de silencio o pausa”.
Afortunadamente, hay formas de aprender a concentrarse. “Todos somos capaces de realizar una monotarea, es solo que elegimos no hacerlo”, dice Bregman. Aquí se explica cómo elegir de manera diferente:
Vivir bien
Hay muchas razones para hacer ejercicio, hidratarse y dormir lo suficiente, y la capacidad de combatir las distracciones es una de ellas. Varios estudios han encontrado que el ejercicio mejora la función y el enfoque del cerebro manteniendo mejores capacidades cognitivas, así como la falta de sueño también se asocia con la incapacidad para concentrarse.
Átate al mástil
Para resistir el canto de las sirenas, Ulises se ató al mástil del barco para no distraerse en seguir a estas criaturas tentadoras que lo sacaran de su rumbo a casa. Del mismo modo, si tu teléfono inteligente es la principal fuente de tu hábito multitarea, puedes dejarlo en casa. Bregman dice: “Es mucho más efectivo crear un ambiente que te predisponga a hacer las cosas que quieres o no quieres hacer que usar la fuerza de voluntad”.
No toleres el aburrimiento
Bregman una vez pasó una semana conscientemente evitando la multitarea. “Lo que encontré es que tenía mucha menos tolerancia para perder el tiempo”, dice. Si estás atrapado en una reunión aburrida, normalmente revisarás el correo electrónico. Sin la capacidad de realizar varias tareas a la vez, “de repente, las reuniones de una hora se estaban convirtiendo en reuniones de 30 minutos porque no tenía la tolerancia de quedarme sin hacer nada”.
Planifica
Otro gran culpable de la multitarea es que no tenemos claridad sobre lo que deberíamos estar haciendo en un momento dado. Es recomendable preguntarte: ¿Dónde agrego valor a mi empresa? ¿Qué tan cerca de la línea de ingresos está mi trabajo diario? Éstas y otras simples preguntas te darán prioridad en tus tareas para evitar distracciones.
Acepta tus límites
Si honestamente puedes prestar atención a algo por solo 15 minutos, entonces divide todos los proyectos en tareas de 15 minutos. Haz uno, luego cambia a otro. Si trabajas en un lugar definido donde revisas correos electrónicos constantemente, intenta la monotarea en serie. Probablemente te permitas ir al baño o tomar un café, lo que significa que puedes desconectarte durante 15 minutos cada vez. Intenta desconectarte durante 15 minutos, luego revisa el correo electrónico durante 15. Repítelo y forma una rutina monotarea.
“La productividad nunca es un accidente. Siempre es el resultado de un compromiso con la excelencia, una planificación inteligente y un esfuerzo enfocado “.
Paul J. Meyer